Reunión y planificación de eventos pueden parecer simples, pero los profesionales saben que hay más en el proceso de lo que parece. Hay numerosos pasos a seguir en la planificación de un evento exitoso, comenzando con la identificación del tipo de evento que desea celebrar y la determinación de la meta y el resultado deseado del evento. Una vez que haya elegido una fecha y hora de su reunión o evento, la planificación puede comenzar en serio.
El primer paso en la planificación implica el establecimiento de un presupuesto para su evento, mediante la identificación de los ingresos potenciales y detallar los gastos previstos. Esta es un área de organización de eventos que necesitará constante examen y la revisión, sobre la base de los ingresos y los costes reales. Un Certified Meeting Professional (CMP) ha demostrado habilidad en no sólo para reuniones y eventos de diseño, pero en la gestión financiera.
Julie Wong, CMP de la consejería de eventos en Phoenix, Arizona, dice: "En nuestra experiencia, casi siempre puede señalar las cosas que nuestros clientes han olvidado de incluir en el presupuesto." Ella hace hincapié en la importancia de dar seguimiento en el precio y el presupuesto problemas en todo el proceso de planificación de eventos, lo que explica, "Es esencial para estar al tanto de los gastos reales a medida que trabaja a través del proceso de planificación de eventos.
Uno de los cambios en los precios puede crear un efecto dominó que puede influir negativamente en el éxito del evento. "
Selección de la ubicación y el tipo de instalaciones para su evento que está en línea con el presupuesto es el siguiente paso en la planificación de eventos . Reunión y profesionales de planificación de eventos conocer los entresijos de varios lugares y han desarrollado relaciones con la administración. Con base en la experiencia, sino que también puede hacer recomendaciones relacionadas con la utilización de los arreglos espaciales, capacidad y asientos.
A partir de aquí, hay muchas decisiones que tomar, incluyendo la planificación del menú, vendedores eligen, materiales pedidos, la gestión de la invitación y proceso de respuesta, y mucho más, dependiendo del alcance del evento. Una CMP tiene experiencia en gestión de proyectos, planificación estratégica, gestión de sitios y de marketing que permite a él /ella para estar al tanto de todos los detalles durante el proceso.
El trabajo del CMP va mucho más allá de la planificación inicial