El Correo Alternativa: Uso de una extranet para compartir documentos en línea
¿Por qué es una extranet mejor que el correo electrónico para compartir documentos? La respuesta es simple: el correo electrónico es perfecta para la comunicación uno-a-uno, pero no ideal para grupos dedicados a la colaboración en proyectos. La mayoría de los programas de correo electrónico proporcionan poco - en su caso - manera eficaz de dar prioridad a los mensajes y archivos adjuntos. Todo llega en el mismo lugar, en el orden en que se envió.
Con una extranet, todos los documentos relacionados con el proyecto se capturan automáticamente en una carpeta dedicada a un proyecto. No es mezclado con la última broma que circula alrededor de la oficina. Además, una extranet puede manejar documentos de cualquier tamaño. Con el correo electrónico, se corre el riesgo de grandes archivos adjuntos no pasan a través del firewall de la compañía. Compartir una presentación en power point con un grupo es un ejemplo perfecto.
Con el correo electrónico, usted tiene que romper las presentaciones en partes más pequeñas, con cada sección adjunta a un correo electrónico por separado. Las secciones no llegan al mismo tiempo, y puede ser muy confuso para todos los involucrados. Imagina compartir tres presentaciones, cada una en 3 partes, una para seis personas. Eso sería nueve correos electrónicos a seis personas.
Cincuenta y cuatro mensajes! El uso de una extranet, las presentaciones se pueden enviar al mismo tiempo, todo intacto, archivados automáticamente en una carpeta solo proyecto junto con todos los otros materiales relacionados. Y todo el mundo tiene acceso a la misma vez. Muchos extranets hacen aún más fácil, el uso de alertas automáticas por correo electrónico que informan a los destinatarios que las presentaciones están disponibles, y proporcionar una función de comentario que permite a cada usuario compartir su punto de vista.
Una extranet asegura que los documentos importantes lleguen al lugar correcto, listo para una respuesta instantánea. Y pone documentos y mensajes relacionados entre sí. El presupuesto, cronograma, plan estratégico, presentación en power point, notas y comentarios de todo el mundo - todos ellos aparecen en la misma página. Sin clasificación a través de una larga lista de correos electrónicos no relacionados. Un punto final.
Muchos extranets se aseguran con el cifrado de 128 bits, la misma protección se utiliza para proteger las transacciones f