Gestión Documental: Recuperación Issues

Document RetrievalDocuments están ahí para ser recuperada cuando sea necesario. Si ellos nunca van a ser recuperada, que sería un ejercicio sin sentido para mantenerlos, desperdiciando espacio, horas hombre y dinero.Puede recuperar documentos para los efectos legales personales, de negocios o: Es posible que desee volver a leer una vieja historia o carta , que ha almacenado de manera organizada o al azar junto con muchos otros. Eso sería un propósito personal. Es posible que desee estudiar las tendencias de ventas de una determinada línea de productos que usted vende.

A continuación, quiere recuperar todas las facturas de venta para el período en cuestión y resumir los patrones de venta de productos en esa línea. Este es un ejemplo típico de recuperación de documentos con un fin comercial. Un empleado que está demandando por despido improcedente. A continuación, quiere recuperar todos los documentos relativos a ese contrato empleados empleo y la evidencia de incumplimiento de contrato. El propósito principal aquí es la recuperación defense.Document legal se convierte en un problema cuando el volumen de documentos es grande.

En el caso de documentos de negocios, enormes volúmenes se typical.Locating un documento en particular y recuperarla de entre la masa de documentos y luego se convierte en un problema de gestión de documentos. En este artículo, examinamos cómo este problema es handled.Elements de tres elementos clave de una recuperación de documentos SystemWarehouse de un sistema de recuperación de documentos son: 1. Un documento de la tienda: Documentos debe ser almacenado de forma segura para que pudieran ser recuperados cuando sea necesario.

En estos días, los documentos normalmente se almacenan en bases de datos informáticas. 2. Un Sistema de Clasificación: Para facilitar su posterior recuperación, la masa de documentos debe ser organizado de una manera significativa que es fácil de trabajar y de entender. Habría entonces un índice o catálogo que podría hacer referencia para localizar el documento concreto que se retrieved.3. Solicitud de recuperación de Comunicación: La persona que necesita un documento debe especificar la solicitud de una manera que facilita la recuperación.

En el caso de las bases de datos informáticas, incluso se podría especificar algunas palabras relevantes y luego pedir el sistema para localizar documentos que contengan esas palabras. Una interfaz debe ser proporcionada a la entrada de este motor de búsqueda en Internet requ