Dicho proceso estaba tomando mucho tiempo, sobre todo en los casos en que las filas contienen los códigos de programa y fórmulas matemáticas. Cada código necesario realizar una prueba individual, y las fórmulas matemáticas complejas debe compararse con mayor concentración y paciencia para mostrar resultados efectivos. El software que compara archivos se ha inventado para ayudar a los usuarios a obtener resultados más rápidos y más precisos en este tipo de situaciones.
Otra tarea laboriosa, lo que podría obtener su sangre hacia arriba, era para mantener el orden en las listas de correo electrónico y de correo. Para aquellos que tiene listas de marketing de más de dos fuentes diferentes eran la única manera es limpiar las listas de direcciones fueron expresadas por el procesamiento de la lista de nombres y la búsqueda de duplicados. Si la modificación de los documentos se realiza sin tomar nota de esta la limpieza podría tardar hasta varios días, dependiendo del tamaño del documento original.
Encontrar las diferencias, incluyendo la supresión y adición de ciertos elementos de los archivos fue un trabajo muy tedioso, que requiere gran concentración.
Uso de la utilidad para los archivos que comparan marcas dicho trabajo más rápido y más fácil. Este software compara los archivos que están disponibles en dos formas - programas shareware y programas especiales que realizan tareas específicas. Algunos programas pueden ser usados solamente para ciertos tipos de archivos.
Como el archivo comparando suele ir acompañado de problemas de la unificación o la edición, una buena herramienta para comparar archivos que combinan estas capacidades puede ser excelente para el procesamiento de los datos.
Por otra parte muchas veces hay casos en que los usuarios de computadoras se enfrentan a la presencia de archivos duplicados que se han guardado en diferentes momentos.