El buen documentación reunión crea valor para usted, su equipo y sus clientes. Al igual que cualquier otro tipo de documentación, las actas de las reuniones se convierten en un registro que se puede utilizar para diversas necesidades empresariales. Si bien la creación de las minutas de la reunión, es importante tomar tantas notas como le sea posible. Debe tener en cuenta las opiniones, preocupaciones o preguntas de la gente, pero lo más importante es que usted debe escribir las decisiones que se tomaron
.
Sus actas de las reuniones deben seguir la estructura de la agenda de la reunión, que se envía normalmente a todos los participantes de la reunión.
La agenda de la reunión
Cada reunión debe comenzar con una agenda de reuniones. Mientras que una agenda de la reunión no es absolutamente necesario, es una muy buena idea para planificar de antemano lo que la reunión será aproximadamente. Un programa bien planificado ahorra tiempo y hace que para una discusión más productiva.
Usted debe enviar la agenda de la reunión antes de tiempo, por lo que se informe a las otras partes lo que la reunión es sobre. El momento apropiado cuando para enviar la agenda de la reunión variará en función de la dinámica de reuniones. Por lo general, lo mejor es enviar el orden del día un día o dos antes de la reunión, pero a veces un par de horas de aviso funciona bien también.
Si algunos de sus temas del programa requieren tiempo de preparación de los participantes de la reunión, es Siempre es mejor enviar la agenda de la reunión más temprano que tarde.
Si no está seguro de cuándo enviar la agenda de la reunión, es posible que desee considerar la posibilidad de enviarlo varias veces. Por ejemplo, enviar el programa una vez temprano, con suficiente tiempo de preparación antes de la reunión, y luego enviarlo una vez más cercano a la reunión como recordatorio.
Cuando el envío de la agenda de la reunión siempre incluyen la información de la reunión, tales como el lugar de reunión, fecha y hora, llame al número o enlaces de videoconferencia y contraseñas.
Escribir las actas de las reuniones
Sus actas de las reuniones son parte de la documentación del proyecto, y por lo tanto, usted debe tratarlos como tales. Usted debe tener tantos datos como sea posible y organizar bien los materiales de la reunión. Hay varias cosas que los buenos minutos de reuniones deben tener:
a) Fecha