Additionally, puede haber problemas si el contrato no es renovado a su vencimiento, debido a problemas en la recuperación del antiguo contrato. El contrato en particular, incluso se podría perder a un competitor.Retrieval de hecho puede ser lento si estos se mantienen como documentos en papel presentadas en carpetas de papel que se almacenan en archivadores en habitaciones presentación en numerosos lugares geográficos, como es probable que sea el caso para un empresa global.
Acceso a los documentos distribuidos
Un problema importante con contratos basados en papel es que es difícil para otras oficinas para referirse a ella. Si otra oficina o el abogado sede necesarios para revisar el contrato, la oficina de origen tendrá que enviarlo por fax a ellos, o enviar el documento original, o recurrir a algún otro procedimiento similar. Todos ellos implican localizar el contrato de entre los numerosos documentos de papel almacenados en la solución de digitalización de documentos de archivos Room.A ayuda a las organizaciones en una situación así.
Los documentos de papel se pueden convertir en imágenes electrónicas, y se procesan adicionalmente para convertirlos en documentos de texto legibles por máquina. A continuación se muestran los pasos de indexación y creación de metadatos. Documentos tendrán metadatos como etiquetas y los resúmenes de contenidos breves adjuntos a ellos.Las documentos electrónicos pueden ser almacenados en un servidor central que se puede buscar por personas autorizadas desde cualquier lugar, siempre y cuando tengan acceso a Internet.
Esto realmente se distribuiría el acceso, muy diferente del engorroso proceso anterior. Safer almacenamiento de documentos en papel Vaya con el fácil acceso proporcionado a las imágenes electrónicas de los documentos originales, sería sólo en raras ocasiones en que el documento original tendría que ser visitada documento. Esto hace posible