Artículo: ¿Qué es la Gestión Documental

Gestión Documental es la idea de la forma de gestionar los documentos en el buen sentido de poder encontrarlos fácilmente, encontrar información en ellos, el control de cambios en los documentos, compartirlos con otras personas y aún Sólo mostrarles a las personas que deberían ser capaces de verlos. Incluido en la parte de seguridad es también para poder controlar qué tipo de información que otros deben ver y si ellos deben ser capaces de cambiar el contenido del documento.

En el pasado todos los documentos fueron escritos en papel y almacenados en lugares seguros donde sólo las personas con derechos a los documentos tenían llaves de. Podría ser algún tipo de archivo de gabinete. Este método se utiliza todavía en algunos lugares, pero por lo general se combina con tener los documentos en algún tipo de sistema de gestión de documentos, a veces abreviada DMS. En un principio estos fueron llamados sistemas de gestión de documentos electrónicos (EDM).

Hoy usted es capaz de encontrar sistemas de gestión de documentos que se utilizan específicamente para la gestión de documentos, pero hay un montón de software de colaboración o gestión de proyectos de software que incluir una gran cantidad de la funcionalidad necesaria en una gran cantidad de empresas. Esto hace que sea aún más difícil de encontrar lo que busca ya que usted es capaz de instalar un sistema con múltiples propósitos.

Hay un montón de diferentes funcionalidades que son capaces de conseguir con un sistema de gestión documental y es tanto, es importante que usted piensa que a través de lo que pueda necesitar

Algunas de las áreas que debe considerar son:.

* Seguridad

La seguridad es por lo general muy importante para la mayoría de las empresas y más documentación .

Hay diferentes tipos de seguridad que debe tenerse en cuenta.

La primera es la seguridad exterior.

Con siguientes requisitos en materia de accesibilidad, es importante establecer el sistema de una manera para que las partes externas no pueden tomar parte de los documentos que no desea compartir.

El segundo es la seguridad interna. Esto suele ser un poco más complicado, ya que desea tener en cuenta varios requisitos.

Es común que usted quiere tener los documentos que son accesibles por todas las personas en un departamento, sin embargo, sólo unas pocas de las personas deben poder para alterar la información.

Es también común que usted quiere tener