Artículo: ¿Qué es la Gestión Documental

ién es importante cuando se mira en el siguiente punto, cómo ser capaz de buscar y encontrar el documento que está buscando.

* Posibilidad para buscar

Usted tiene que pensar en cómo ser capaz de buscar el documento. Una solución es crear Meta Información sobre el documento y conectar la información de modo que es fácil de encontrar. Otra forma es capaz de buscar el título, el autor y el resumen. Esta es, sin embargo, también consideró los metadatos.

Otra forma es ser capaz de hacer búsqueda de texto libre a través de un documento.

Esto es un poco más difícil si se permite a cualquier formato de archivo, pero hay unos pocos sistemas muy buenos de gestión de documentos que serán capaces de ayudar a ustedes por ahí también.

* Trazabilidad

Uno de las cosas más importantes es la trazabilidad. ¿Quién cambió el documento y cuándo? ¿Qué cambios se hicieron y somos capaces de fácilmente volver a una versión anterior?

Una cosa que usted puede ser que desee rastrear es quien ha leído el documento.

Tal vez usted desea realizar un seguimiento que todo el mundo ha leído los cambios del documento y por lo tanto deben ser conscientes de lo que está escrito.

Hay un montón de cosas que se puede decir acerca de la gestión de documentos. En un principio se puede considerar que es muy fácil, pero después de un tiempo entender la complejidad de la misma. Este artículo plantea algunas ideas de lo que pensar y abrir sus mentes a preguntas para hacer al considerar su próximo sistema de gestión de documentos.