Artículo: ¿Qué es la Gestión Documental

documentos privados para una persona que no debería ser accesible por cualquier persona.

La creación de la estructura organizativa para el sistema de gestión de documentos es vital antes de decidir cuáles son los requisitos que tiene. Al pasar a través de la organización y cómo deben ser accedidos y utilizados por todos los documentos que va a entender mucho más de la forma en que desea que el sistema funcione.

* Colaboración

Uno de los propósitos de la gestión de documentos sistemas es mejorar la colaboración y la tienen las personas a cambiar el documento y ver fácilmente la última revisión del documento.

Así que, ¿qué quieres que esto funcione? ¿Quieres que todos sean capaces de cambiar el documento al mismo tiempo o quieres una a la vez agregar sus cambios?

La primera opción suele ser bastante complicado, pero hay un par de sistemas de gestión de documentos que pueden hacer esto. La segunda solución es más fácil y han existido por mucho tiempo.

Lo que suele ocurrir es que se "echa un vistazo a" el documento para hacer cambios. A continuación, bloquear el documento para cualquier otra persona cambie. Ellos, sin embargo, ser capaz de ver la versión anterior del documento (la mayoría hasta la fecha en la que se encuentra en el sistema). Cuando haya terminado de cambiar el documento que "check-in", el documento modificado para que sea visible para todos.

* Accesibilidad

¿Cómo se debe ser capaz de acceder a los documentos? Esta es una pregunta difícil ya que es posible que desee ser capaz de trabajar con el documento cuando se está de viaje y no tienen acceso a Internet. Algunas compañías están contentos con tener el documento sólo se puede acceder en línea y si usted desea llevar a casa usted puede hacer una copia a su computadora y verlo sin conexión. Si usted quiere hacer cambios en él lo haces en línea.

Sin embargo, también hay algunas empresas que deben ser capaces de manejar la posibilidad de cambiar también el documento fuera de línea.

* formatos de documentos

¿Qué tipo de documentos es lo que quieres ser capaz de tener en su sistema de gestión de documentos y cómo hacer que usted quiere que se gestionarán?

Algunos sistemas le permiten trabajar dentro del sistema para todos los cambios de un documento. Algunos sistemas de abrir el software real para trabajar en, por ejemplo MS Word. Es importante que usted piensa acerca de cómo desea que esto funcione.

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